Etapas do Inventário Patrimonial: Planejamento

O planejamento é a base para qualquer projeto ser bem sucedido. Ele é o momento da preparação, ou seja, é nesta etapa em que serão estabelecidos métodos de ação convenientes para a empresa.

Para nós, da MVJ Brasil Consulting, essa é a principal etapa, pois ela garantirá o sucesso de todo o andamento do projeto!

Dentre as atividades, temos:

• Entender as rotinas atuais do processo do ativo imobilizado:

É necessário todos terem um entendimento de como funcionam as movimentações do ativo da empresa, data de corte para aquisições, baixas, data de fechamento e outros.

• Definir as rotinas provisórias durante o projeto:

Durante o projeto é muito importante a criação de rotinas que todos – sem exceção – devem adotar para não atrapalhar as atividades, como por exemplo: evitar de movimentar os ativos de lugar durante os trabalhos de campo e quando necessária a movimentação, avisar o coordenador responsável sobre a movimentação.

• Estudo do Plano de Contas, localizações e centro de custos que serão utilizados:

O estudo do plano de contas e centros de custos é fundamental para o entendimento de quais os grupos que compõe o imobilizado da empresa e à divisão dos departamentos. Essas informações são repassadas a equipe de campo para no momento da coleta de dados dos ativos, os mesmos sejam registrados no grupo e departamentos corretos.

• Critérios para emplaquetamento dos bens:

Esse momento é de pura organização e ordem. Existe um padrão para fazer o emplaquetamento de cada grupo de bens em locais específicos (ex: bens de informática próximo da etiqueta do fabricante e número de série, móveis e utensílios lado superior direito e visível), mas o alinhamento junto à empresa do que é feito atualmente é essencial para padronizações do processo. Na outra ponta, a definição de como é realizado o controle para bens de pequeno valor abaixo do limite fiscal de R$ 1.200,00 (telefones, monitores, cadeiras e etc), se os mesmos serão emplaquetados ou não.

• Definição do cronograma para execução das atividades:

O alinhamento final sobre o cronograma do projeto é fundamental para a definição de prazos e entregas. É importante todos terem em mente a data da abertura do projeto, quanto tempo durará a contagem física, conciliações e entrega de relatórios.

• Definição da equipe e logística para a execução dos trabalhos:

Nesse momento, ocorre a definição junto ao cliente sobre a formação da equipe e como funcionará os deslocamentos, viagens etc. Se um projeto precisa ser entregue mais rápido, deve haver um aumento de time. Tudo alinhado com o cronograma de execução.

• Adaptação dos coletores com todas as particularidades do cliente:

É muito importante que os coletores de dados tenham a possibilidade de adaptações de informações. Cada empresa é diferente da outra. Apesar dos campos obrigatórios e universais (código de barras, descrição, centro de custo) existem aqueles diversificados (usuário, estado de conservação, planta e etc).

• Definição de responsáveis::

É crucial ter os responsáveis para cada etapa das atividades. Tanto do lado do cliente quanto do prestador. Isso facilitará o andamento das atividades. Quem será o responsável pelo acompanhamento da equipe, quem realizará a integração, quem será o gestor do projeto, entre outros.

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